DSGVO und Datenmigration beim Relaunch: Daten sauber mitnehmen

Ein Relaunch berührt fast immer auch personenbezogene Daten, oft, ohne dass man im Trubel der Gestaltung daran denkt. Da sind die Daten aus alten Formularen, die Kontaktanfragen früherer Jahre, vielleicht ein Newsletter-Verteiler. Da sind die neuen Formulare, über die künftig Daten hereinkommen. Da sind Cookies und Messwerkzeuge, die mitlaufen. Und da ist die Datenschutzerklärung, die zu all dem passen muss. Der Relaunch ist deshalb auch ein Datenschutz-Moment, und eine gute Gelegenheit, hier sauber aufzuräumen, statt alte Versäumnisse ins neue System mitzunehmen. Dieser Beitrag ordnet die technischen Aspekte ein. Wichtig vorab: Das ist eine technische Einordnung aus Sicht dessen, der die Seite baut, keine Rechtsberatung, die rechtliche Bewertung im Einzelfall gehört in fachkundige Hände. Den Gesamtrahmen gibt unser Leitfaden zum Website-Relaunch.

Warum der Relaunch ein Datenschutz-Moment ist

Beim Neubau einer Website werden Dinge angefasst, die mit Daten zu tun haben: Welche Formulare gibt es, welche Daten sammeln sie, wo werden sie gespeichert, welche fremden Dienste sind eingebunden, was steht in der Datenschutzerklärung? All das einmal bewusst durchzugehen, ist beim laufenden Betrieb mühsam, beim Relaunch dagegen ohnehin Teil der Arbeit. Wer die Gelegenheit nutzt, baut Datenschutz von Grund auf richtig ein, statt ihn später als Pflaster aufzukleben. Das ist nicht nur eine Frage der Regeltreue, sondern auch des Vertrauens: Besucher merken, ob mit ihren Daten sorgsam umgegangen wird.

Was beim Umzug mit den Bestandsdaten geschieht

Viele alte Seiten haben über die Jahre Daten angesammelt, gespeicherte Formularanfragen, Kontaktlisten, alte Konten. Beim Umzug stellt sich die Frage, was davon überhaupt mitkommen muss. Daten, die niemand mehr braucht und für die es keinen Grund zur Aufbewahrung gibt, sollten nicht gedankenlos ins neue System kopiert werden. Der Grundsatz der Datensparsamkeit legt nahe, nur das mitzunehmen, was wirklich nötig ist. Der Relaunch ist damit auch eine Gelegenheit zum Aufräumen: Was an personenbezogenen Daten ohne Zweck herumliegt, ist kein Schatz, sondern ein Risiko.

Datensparsamkeit als Chance

Weniger Daten zu erheben und zu speichern, ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch praktisch klüger. Jedes Feld, das ein Formular weniger abfragt, ist ein Datum weniger, das geschützt, verwaltet und irgendwann gelöscht werden muss, und zugleich eine Hürde weniger für den Besucher, der das Formular ausfüllt. Ein Kontaktformular braucht selten mehr als Name, eine Möglichkeit zur Antwort und die Nachricht selbst. Wer aus Gewohnheit nach Anschrift, Geburtsdatum und Telefonnummer fragt, sammelt Daten, die er nicht braucht, und schreckt zugleich Interessenten ab. Sparsamkeit dient hier dem Datenschutz und der Benutzerfreundlichkeit zugleich.

Formulare datenschutzfreundlich bauen

Formulare sind die Stelle, an der eine Website am direktesten Daten erhebt. Sie sollten nur das Nötige abfragen, verständlich machen, wofür die Daten verwendet werden, und die Übertragung verschlüsseln, das Schloss-Symbol in der Adresszeile gilt auch hier. Wo Daten über die reine Bearbeitung der Anfrage hinaus genutzt werden sollen, etwa für einen Newsletter, braucht es eine klare, freiwillige Einwilligung, die nicht versteckt oder vorausgewählt sein darf. Diese Grundsätze lassen sich beim Neubau von Anfang an berücksichtigen, sauberer, als sie nachträglich in bestehende Formulare hineinzubasteln.

Cookies und Messwerkzeuge

Viele Websites binden Werkzeuge ein, die das Verhalten der Besucher messen, oder Inhalte von fremden Anbietern, die dabei Daten erheben. Hier ist beim Relaunch Sorgfalt geboten: Solche Werkzeuge, soweit sie nicht technisch zwingend nötig sind, dürfen in der Regel erst nach einer aktiven Zustimmung des Besuchers laufen, über einen Einwilligungs-Hinweis, der eine echte Wahl lässt und nicht zur Zustimmung drängt. Der Relaunch ist der richtige Moment, den eigenen Bestand an solchen Werkzeugen zu prüfen: Braucht man sie alle? Gibt es datensparsamere Alternativen, die mit weniger oder anonymen Daten auskommen? Oft lässt sich hier vereinfachen.

Die Datenschutzerklärung aktualisieren

Die Datenschutzerklärung beschreibt, welche Daten eine Seite zu welchem Zweck verarbeitet. Nach einem Relaunch stimmt die alte Erklärung fast nie noch: Es kamen Werkzeuge hinzu, andere fielen weg, Formulare änderten sich. Eine Datenschutzerklärung, die nicht zur tatsächlichen Seite passt, ist wertlos oder sogar irreführend. Deshalb gehört ihre Überarbeitung fest zum Relaunch, sie muss die neue Wirklichkeit der Seite abbilden. Wie die rechtlich korrekte Formulierung im Einzelfall aussieht, ist eine Frage für fachkundige Beratung; technisch sorgen wir dafür, dass die Erklärung das beschreibt, was die Seite tatsächlich tut.

Wo die Daten liegen: Hosting

Eine Frage, die viele zu Recht stellen: Wo werden die Daten meiner Website und meiner Besucher eigentlich gespeichert? Es ist möglich und sinnvoll, eine Website in Rechenzentren in Deutschland oder der EU zu betreiben, sodass die Daten in einem klaren rechtlichen Rahmen liegen. Das schafft Nachvollziehbarkeit und ist gerade für Unternehmen mit sensiblen Daten oder hohem Anspruch an Verlässlichkeit ein Argument. Der Relaunch ist ein guter Zeitpunkt, auch diese Frage bewusst zu entscheiden, statt sie dem Zufall des bisherigen Anbieters zu überlassen.

Wenn Dritte Daten verarbeiten

Sobald ein fremder Dienst Daten im Auftrag verarbeitet, der Anbieter, bei dem die Seite liegt, ein Werkzeug, das Anfragen entgegennimmt, ist das vertraglich zu regeln. Solche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung halten fest, wer was mit den Daten tun darf. Beim Relaunch ändert sich oft, welche Dienste beteiligt sind, weshalb auch diese Verträge auf den Prüfstand gehören. Das ist Detailarbeit im Hintergrund, aber sie gehört zu einem sauber aufgesetzten Auftritt dazu. Welche Vereinbarungen konkret nötig sind, klärt man am besten mit fachkundiger Unterstützung, die technische Seite, also welche Dienste überhaupt eingebunden sind, bereiten wir transparent auf.

Datenschutz ist Bauweise, kein Anhang

Der rote Faden all dieser Punkte ist derselbe wie bei Barrierefreiheit und Tempo: Datenschutz entsteht aus der Art, wie eine Seite gebaut ist, nicht aus etwas, das man am Ende darüberstreut. Sparsame Formulare, zurückhaltender Umgang mit Messwerkzeugen, eine ehrliche Datenschutzerklärung, ein bewusst gewählter Speicherort, all das lässt sich beim Neubau von Anfang an mitdenken. Das ist leichter und glaubwürdiger, als eine fertige Seite nachträglich datenschutzfreundlich umzubauen. Wie sich dieser Gedanke mit Barrierefreiheit verbindet, zeigt der Beitrag Barrierefreiheit und Tempo beim Relaunch.

Was das für Sie heißt

Der Relaunch ist die beste Gelegenheit, den Umgang mit Daten sauber aufzusetzen: nur mitnehmen, was nötig ist; nur erheben, was gebraucht wird; offenlegen, was geschieht; bewusst entscheiden, wo die Daten liegen. Das ist kein lästiger Zusatz, sondern Teil eines vertrauenswürdigen Auftritts. Wir bauen Websites so, dass Datensparsamkeit und Transparenz von Anfang an eingebaut sind, und bereiten die technischen Grundlagen so auf, dass die rechtliche Bewertung darauf aufsetzen kann. Denn auch hier gilt: Was wir hier geben, ist eine technische Einordnung, die verbindliche rechtliche Beurteilung Ihres Einzelfalls gehört in fachkundige Hände. Der ehrliche erste Schritt ist eine nüchterne Aufnahme, welche Daten Ihre heutige Seite überhaupt erhebt und verarbeitet.

Sie wollen den Relaunch datenschutzsauber aufsetzen? Wir bauen Datensparsamkeit und Transparenz von Anfang an ein, mehr dazu.