Website für Vereine: Pflichtangaben, Datenschutz und Pflege im Ehrenamt

Ein Verein braucht keine Marketing-Website. Er braucht eine Seite, die im Ehrenamt nebenbei zu pflegen ist, rechtlich sauber steht und nicht zusammenbricht, sobald der Vorstand wechselt. Genau diese drei Punkte, Pflichtangaben, Datenschutz und Pflege, entscheiden in der Praxis öfter über Ärger als das Design.

Ein Hinweis vorab: Wir sind keine Anwälte. Was folgt, ist unsere Einordnung der Rechtslage, keine Rechtsberatung. Wenn Sie das anders einordnen als wir, schreiben Sie uns gerne, wir aktualisieren diesen Text bei Bedarf.

Pflichtangaben: was ins Impressum muss

Auch ein eingetragener Verein braucht ein vollständiges Impressum nach § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG, dem Nachfolger des Telemediengesetzes). Dazu gehören:

• der vollständige Name des Vereins mit Rechtsformzusatz, wie er im Vereinsregister steht
• die ladungsfähige Anschrift, ein Postfach reicht nicht
• ein zusätzlicher Kommunikationsweg neben der E-Mail-Adresse, meist eine Telefonnummer
• Registergericht und Vereinsregisternummer
• die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder nach § 26 BGB, namentlich genannt

Wichtig für die Praxis: Nur der Vorstand im Sinne des § 26 BGB, also der in der Satzung benannte, geschäftsführende Vorstand, muss ins Impressum. Ein erweiterter Vorstand mit Beisitzern oder Referenten zählt rechtlich nicht dazu und muss dort nicht auftauchen, auch wenn er auf einer separaten Seite gerne vorgestellt werden darf.

Datenschutz bei Mitgliederdaten und Veranstaltungsfotos

Die DSGVO gilt für Vereine genauso wie für Unternehmen, eine Ausnahme für Ehrenamt gibt es nicht. Für Mitgliederdaten, die zur Beitragsverwaltung oder Vereinskommunikation nötig sind, trägt meist die Mitgliedschaft selbst als Vertragsverhältnis die Verarbeitung. Geht die Verarbeitung über diesen Zweck hinaus, etwa für eine öffentliche Mitgliederliste auf der Website, braucht es eine eigene Rechtsgrundlage.

Fotos von Vereinsveranstaltungen sind der häufigere Streitpunkt. Rechtlich zählen zwei Ebenen zusammen: das Recht am eigenen Bild nach §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG) und die DSGVO, da ein Foto mit erkennbaren Personen personenbezogene Daten enthält. Drei Fälle kommen in der Vereinspraxis vor:

• Eine ausdrückliche Einwilligung ist die sicherste Grundlage, sollte aber nach Zweck getrennt eingeholt werden: interne Dokumentation ist etwas anderes als eine Veröffentlichung auf der Website oder in sozialen Netzwerken.
• Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kann bei einer sachlichen Veranstaltungsdokumentation tragen, wenn die Interessenabwägung zugunsten des Vereins ausfällt, etwa bei Übersichtsaufnahmen einer Veranstaltung statt Porträtaufnahmen Einzelner.
• Die KUG-Ausnahme für Versammlungen und Aufzüge erlaubt Aufnahmen, bei denen einzelne Personen nur Beiwerk der Gesamtszene sind, nicht aber gezielte Porträts.

Bei Kindern gilt in jedem Fall: Einwilligung der Erziehungsberechtigten, unabhängig davon, welche der drei Grundlagen sonst greift.

Wer pflegt die Seite, wenn der Vorstand wechselt

Das ist kein rechtliches, sondern ein organisatorisches Risiko, und in der Praxis das größere. Ein Verein wechselt seinen Vorstand alle paar Jahre per Satzung, oft komplett. Wenn die Website an eine einzelne Person geknüpft ist, an ihren privaten Hosting-Zugang, ihre E-Mail-Adresse als Domain-Kontakt, ihr privates CMS-Login, geht mit dem Rücktritt dieser Person häufig auch der Zugriff auf die eigene Website verloren.

Sinnvoll ist eine Übergabe, die von der Person unabhängig bleibt: Domain und Hosting auf den Verein statt auf eine Privatperson registriert, Zugangsdaten an einer Stelle dokumentiert, die der neue Vorstand bei Amtsübergabe erhält, und ein CMS, das mehrere Nutzer mit eigenen Zugängen erlaubt, statt eines geteilten Passworts.

Baukasten oder betreute Website

Für einen kleinen Verein mit überschaubarem Budget ist ein Website-Baukasten oft der naheliegende Einstieg. Wo die Grenzen eines Baukastens in der Praxis liegen, etwa bei Wartung, Datenschutz-Konfiguration oder dem Aufwand bei einem späteren Wechsel, ordnen wir unabhängig vom Vereinskontext im Beitrag Professionelle Website statt Baukasten: die echten Kosten ein. Für viele Vereine bleibt ein Baukasten die richtige Wahl, für andere, etwa mit vielen Unterseiten oder Mitgliederbereich, wird eine betreute Lösung wirtschaftlicher. Was wir für Vereine und Verbände konkret anbieten, zeigt die Übersicht Website für Vereine erstellen lassen.

Quellen: Deutsches Ehrenamt: Impressumspflicht für Vereine (deutsches-ehrenamt.de/vereinsrecht-fuehrung/vereinsorganisation/impressumspflicht-von-vereinen); e-recht24: Impressum eingetragener Verein (www.e-recht24.de/impressum/6520-impressum-eingetragener-verein-ev.html); Dr. Datenschutz: Datenschutz im Verein, Umgang mit Fotos (www.dr-datenschutz.de/datenschutz-im-verein-fotos); Dr. Datenschutz: Fotos von Veranstaltungen veröffentlichen (www.dr-datenschutz.de/fotos-auf-veranstaltungen-events)